ЮКОЛА-ИНФО: 1С:Архив для Беларуси

Главная

–

Продукты

–

Программные продукты «1С»

–

1С:Архив

Создан для обеспечения хранения архивных документов в соответствии с Законом Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (от 25.11.2011 №323-З) и другими нормативными актами
(Постановлением Минюста от 06.02.2019 №20)

«1С:Архив 8 для Беларуси»

7 050.00 бел. руб. (с НДС)

Купить Демонстрация продукта

Возможности программы:

Контейнер документа – единица хранения
Каждый документ хранится в контейнере формата zip.
Это не просто архивный файл, а структурированная единица, содержащая следующие компоненты:

файл метаданных (Document.xml) — содержит все описанные в карточке документа реквизиты;
файлы оригиналов – исходные файлы документа (pdf, docx, xlsx, jpg, tiff и другие форматы);
файлы электронных цифровых подписей (p7s).

Хранение бумажных документов

Даже если документ существует только на бумаге, программа обеспечивает его полноценный учет:

в карточке бумажного документа указывается количество листов,
наличие приложений, место хранения;
к бумажному документу можно прикрепить электронные копии (скан-образы),
которые будут помещены в контейнер;
при выдаче бумажного документа оформляется запись в журнале передачи,
фиксирующая параметры передачи (кто выдал, кому, на какой срок) с соответствующей печатной формой.

Фонды и иерархическая структура

Справочник «Фонды» является иерархическим, что позволяет:

создавать объединенные архивные фонды, включающие несколько фондообразователей;
прикреплять к карточке фонда файлы (исторические справки, акты и иные документы);
поддерживать сохранение истории наименований фонда.

Номенклатура дел
В программе номенклатура дел:

ведется с разделением по годам (каждый год создается новый элемент номенклатуры на основе предыдущего);
поддерживает иерархическую структуру разделов и подразделов;
позволяет для каждого дела указать: заголовок, срок хранения (в годах или «постоянно»),
статью по перечню, гриф доступа, форму документов (бумажная, электронная, гибридная);
из номенклатуры дел можно создавать дела (тома) с автоматическим заполнением реквизитов.

Сводные описи
Это учетные документы архива организации, которые объединяют годовые разделы,
составленные на основе описей дел структурных подразделений с соответствующими сроками хранения.

Для каждой описи формируется архивный шифр по схеме: № Фонда + № Описи + № дела/документа по описи.
Для описей электронных документов номер дела заменяется номером документа.

Распределение дел по описям выполняется с помощью специальной обработки, которая позволяет:

найти дела, еще не включенные в описи;
добавить их в выбранную сводную опись;
контролировать, чтобы дело не попало в две описи одновременно.

Годовые разделы описей можно распечатывать по команде из карточки описи.

Сдаточные описи и пакеты принятых документов
Документы поступают в архив одним из двух способов:

А. Сдаточные описи

используются при интеграции с «1С:Документооборотом», где дела уже сформированы;
сдаточная опись включает список дел с их реквизитами и полный состав документов в каждом деле;
после загрузки описи дела и документы попадают в «1С:Архив для Беларуси» и подлежит проверке ответственного лица. На основании решения которого документ поступает на хранения в «1С:Архив для Беларуси» или отправляется отправителю на доработку.

Б. Пакеты принятых документов

используются для интеграции с учетными системами, где документы не сгруппированы в дела;
документы загружаются в оперативный контур (раздел «Пакеты принятых документов»), где архивариус может сформировать дела, закрыть их и только затем передать в архивный контур;
пакет документов содержит список документов с их реквизитами, файлами и подписями.

Прием и проверка документов
При приеме сдаточной описи или пакета документов система автоматически:

проверяет структуру загружаемых файлов, переданных в формате zip
проверяет электронные цифровые подписи и их сертификаты
проверяет, не загружались ли эти документы ранее (и не были ли они уничтожены)
при обнаружении ошибок фиксирует в отдельный отчет
после успешной проверки создает или обновляет карточки документов и дел

При проверке дел и документов, система:

проверяет целостность реквизитов и файлов
проверяет действительность электронных цифровых подписей и сертификатов
по итогам проверки формируется список замечаний и ошибок
который в дальнейшем может быть выведен на печать

Создание документов вручную

Это актуально для:

бумажных документов, не имеющих электронного происхождения.
скан-копий, полученных после передачи документов в архив.

При ручном создании документа пользователь:

заполняет основные реквизиты (вид, номер, дата, организация, контрагент и др.)
добавляет файлы оригиналов (со сканера или с диска)
добавляет электронные электронной подписи (p7s)
устанавливает связи с другими документами

После сохранения система автоматически формирует контейнер документа.

Для редактирования ранее созданного документа (если он не закрыт в деле и не имеет источника)
используется команда «Редактировать» в меню «Еще».

Формирование и закрытие дел
Дела формируются из документов, поступивших в составе пакетов или созданных вручную.

Процесс включает:

отбор дел — выбор дела по состоянию, организации, подразделениям,
форме документа и грифу доступа;
создание дела — указывается заголовок, номенклатура дел, гриф доступа,
место хранения, форма документов;
помещение документов в дело — документы добавляются в дело с указанием
количества листов (для бумажных);
закрытие дела — после завершения формирования дело закрывается,
что означает, что изменения в его составе более невозможны.

Выдача дел и документов во временное пользование
Процесс выдачи оформляется документом «Выдача дел и документов», который позволяет:

зафиксировать вид операции: выдача оригинала, выдача копий, изъятие оригинала
указать получателя: сотрудник организации или внешний контрагент
установить срок возврата
сформировать список выданных дел и документов (с возможностью множественного выбора из списка)
прикрепить к выдаче дополнительные файлы

Возврат документов фиксируется в журнале передачи.

Уничтожение дел и документов
Когда срок хранения документов истек, система позволяет оформить их уничтожение:

в разделе «Архив документов» выбирается команда «Уничтожение дел»
формируется документ «Уничтожение дел», в который включаются дела, подлежащие уничтожению
в документе есть возможность указать основание для уничтожения.

Фильтры и отборы

Для быстрой работы с большими массивами данных в списках документов и дел предусмотрены:

быстрые отборы
(период, вид документа, форма документа, дела, организация, подразделение, контрагент)
пользовательские настройки
(каждый пользователь может настроить отображение колонок и сохранить свои варианты отборов)
полнотекстовый поиск — позволяет искать документы по содержанию прикрепленных файлов

Штрихкодирование
Штрихкод можно присвоить:

бумажному документу, который был создан вручную внутри «1С:Архива для Беларуси»
(то есть не импортирован из внешних систем)
делу — штрихкод используется для идентификации и поиска тома в хранилище

Если в организации используется «1С:Документооборот» или другая система-источник
с поддержкой штрихкодов, то при интеграции коды передаются вместе с документами
и автоматически становятся доступны для поиска в архиве.
Параметры генерации штрихкодов задаются в персональных настройках пользователя.

Найти дело или документ можно двумя способами:

вручную — через специальную команду поиска.
После ввода кода система либо сразу открывает карточку объекта (если нашелся один),
либо показывает список всех найденных позиций.
автоматически — при помощи подключенного сканера.
Достаточно навести луч на штрихкод, и карточка откроется без дополнительных действий.

«1С:Архив для Беларуси» поддерживает следующие варианты печати штрих-кодов:

печать на странице — код размещается на стандартном листе.
Пользователь может выбрать положение на странице и указать нужный принтер.
печать на наклейке — код выводится на самоклеящуюся этикетку
(требуется специализированное оборудование).

Иерархия мест хранения
Справочник «Места хранения дел» является иерархическим с неограниченным количеством уровней.
Типичная структура:

территория / помещение (например, «Склад №3», «Архивное помещение 405»)
шкаф / стеллаж (например, «Стеллаж А», «Шкаф 12»)
полка (например, «Полка 3», «Ячейка 5-В»)

В карточке каждого места хранения отображается количество дел и документов, размещенных в нем
(включая все подчиненные уровни). Это позволяет быстро оценить заполненность хранилищ.

Запросы информации

Система позволяет регистрировать и обрабатывать запросы на предоставление архивных сведений
(от физ. лиц, организаций, гос. органов). Для каждого запроса создается карточка, в которой фиксируется:

источник запроса (организация или контактное лицо)
описание запроса
ответственный сотрудник
дата запроса

На закладке «Ответ»:

подбираются документы, на основании которых готовится ответ
формируется текст ответа
поддерживается прикрепление файла ответа

Система автоматически добавляет архивные шифры выбранных документов
(по кнопке или из контекстного меню).

Отчеты

В разделе «Архив документов — Отчеты» доступны:

список дел и документов с возможностью настройки отборов
запросы информации — количество запросов за период, в разрезе организаций и ответственных
отчеты по выдачам:
дела и документы, находящиеся у сотрудников / контрагентов
дела и документы, не возвращенные в срок
сотрудники / контрагенты, часто задерживающие возврат

Печатные формы

Все учетные документы архива формируются в соответствии с требованиями
«Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах гос. органов, иных организаций»:

опись дел (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу)
номенклатура дел организации и структурного подразделения
акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела
обложка дела с указанием наименования организации, структурного подразделения,
индекса дела, заголовка, крайних дат, количества листов, срока хранения
карта-заместитель дела, листок-заместитель документа
архивная справка, архивная выписка

Система обеспечивает полный спектр операций с электронными цифровыми подписями:

создание подписей формата p7s
проверка подписи: валидация сертификата, проверка целостности подписанных данных
сохранение подписи и сертификата на диск

В карточке электронной подписи отображается:

информация о владельце сертификата
дата подписания
дата последней проверки
статус подписи (действительна / недействительна / сертификат отозван)

Интеграция с «1С:Документооборотом» (далее – 1С:ДО) является одним из востребованных сценариев,
позволяющих создать единую среду управления документами на всех этапах их жизненного цикла.

Интеграция доступна для следующих конфигураций:

«1С:Документооборот КОРП 8 для Беларуси», ред. 2.1 И ред. 3.0

1С:Архив

Возможности программы:

Подскажем, какая программа будет лучше в Вашем случае!

Мы перезвоним в течение 15 минут!

Мы будем рады партнерству!

Спасибо

Мы перезвоним в течение
15 минут!